二级秘书考试:按字母法和数字法档案分类

发布时间:
2016-01-20
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摘要:二级秘书考试:按字母法和数字法档案分类

 档案分类-----字母法和数字法

  一、字母法和数字法的比较

  1、字母顺序排列法的优点

  a.按公司、专题或地理位置分类存放文件是一种方便实用的方法,它能直接、迅速地立卷,不需要建立索引卡。

  b.材料费用较低。

  2、字母顺序排列法的缺点

  a.查找常用名字时可能会遇到困难。

  b.当需要查找某一专题案卷时案卷位置难以确定。

  c.需要扩充时不容易估算所需要的空间。

  3、数字排列法的优点

  a.标有数码的案卷比按字母法排列的案卷更容易查找,当文件用毕归档时,放错位置的可能性较小。

  b.标上数码的文件方便查询。

  c.由于新立案卷排放在已立案卷的后面,因而可以无限扩充;建立起的相应索引卡片或索引条可以兼作其他用途。

  4、数字排列法的缺点

  a.必须建立相应的索引卡片或索引条,而且通过索引卡查找案卷会占用一部分时间。

  b.该系统的建立和保持比较费钱、费时。

  c.如果数码标错会造成文件和案卷放错位置的严重后果。

  二、字母法和数字法的综合运用

  按字母顺序排列和按数字排列对档案进行分类各有其优点和缺点,我们可以把这两种方法结合起来运用。

  在字母顺序排列法中套编上数字索引,用数字分别表示每一个字母或字母的一部分,在立卷时,每个案卷再分别编号。例如:假定A用回来表示,在该组中有5个案卷,那么第四个案卷的编号就是1/4.在这种方法中,案卷是按字母顺序排列的,数字编号只起辅助作用,只作为查文编号以供通讯时引用。

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